海外出張の豆知識

海外出張の旅費は、帰国してから海外出張旅費規程にそって精算するのが一般的である。

旅費の精算の内容は、一律支給、実費精算、一律支給と実費精算との併用のどれかで支払われる。

一律支給は、支度料や交通費、宿泊代などそれぞれに一定額が定められていて支給されるもので、実費精算は海外出張の出発の前にあらかじめ見積もりを出した旅費の計画書を基にして仮払いで旅費を支払ってもらい帰国後に領収書などを添えた精算書を元に整理する方法である。

現地で領収書が出ないところなどでは自分で領収書を持参して記入してもらうなどする必要がある。

一律支給の場合は、領収書等の証拠を提出する必要が無いため税務調査の際に疑われることもあるので、一律支給といえども詳細な精算書を領収書等の書類とともに提出しておくとよいとされている。

精算は経済的に安く合理的と認められる旅程を求められることになるし、また帰国後精算をするための期限が定められている場合もあるので迅速に処理しましょう。

精算の仕方・出張報告書の書き方②

また、海外出張先から帰国したら、出張報告書を作り提出すように求められることが多いので、出張中には忘れずにその日何をしたかなどを日記等につけておいて保存しておくとよいだろう。

海外出張についての報告書の例としては、タイトルとして行き先と業務内容の名前を書き、相手先との協力体制や展望についてある程度つけ加える。

滞在に際してどんなことに興味を持ったか、どのようなことに苦心したなどの自分なりの感想もあるとよい場合もある。

報告書には仕事のことだけではなく、海外出張への出発の準備段階から帰国までの行動についてある程度記入すると読む側も本人の行動について理解しやすいようである。

出張報告書には仕事の内容だけではなく担当者の名前や仕事の際に使用・入手した資料なども添付するのが一般的である。

出張の際の旅費の精算書と詳しい出張報告書等を一緒に提出すれば会社側にとっては解りやすい。